Sales Operations Coordinator

Made by Gather

the company behind America’s fastest-growing kitchenware brands. Founded in 2003 by entrepreneur Shae Hong, Made by Gather makes super-premium design and innovation accessible to the world through our kitchenware and lifestyle brands Beautiful by Drew® and bella®. We’ve spent 20+ years developing our special sauce, bringing trend-forward design to each of our brands, combined with innovative marketing strategies and collaborative strategic relationships with leading omni-channel retailers.

At our core, we’re built on design, quality, agility, and innovation, and we’re looking for driven individuals who are ready to make an impact. We don’t just create great products; we hustle to bring bold ideas to life, take ownership of our work, stand united as a team, and focus on sales and results while staying fully engaged in everything we do.

This full-time opportunity offers competitive pay and a comprehensive benefits package that supports your growth and well-being. At Made by Gather, we have you covered:

• Hybrid work schedule
• Extended medical benefits
• Health Spending Account
• Retirement Savings with Company Match
• Employee Assistance Program
• Discount on our products
• Annual Work from Home Stipend
• Holiday week off in December
• Summer Fridays
• Free access to fitness center with lockers and showers in office building
• Private courtyard
• Direct access to McGill metro and REM station
• Adjacent to Time Out Market and other restaurants and retailers
• Dynamic environment surrounded by beauty; we provide coffee, drinks, and snacks to fuel you all day.

If you’re looking for a workplace that values initiative, creativity, and results, while giving you the tools to thrive with our company learning and development programs, this is the place for you.

SALES OPERATIONS COORDINATOR

The Sales Operations Coordinator is the backbone of our Sales team, ensuring everything runs smoothly behind the scenes. You will support Sales Managers and Directors by managing key accounts, maintaining client relationships, and acting as a central point of contact for customers. This role focuses on coordinating sales operations tasks, improving processes, and keeping day-to-day activities on track.

Reporting to the Sales Operations Manager, you will also track the flow of merchandise and ensure internal teams stay informed and aligned. If you are detail-oriented, organized, and enjoy making things run efficiently, this is the role for you.

What You’ll Do

• Be the go-to point of contact for key clients, providing timely updates, answering inquiries, and ensuring an excellent customer experience throughout the sales process
• Collaborate across departments to drive project execution and deliver on client expectations
• Support Sales Directors and Managers by preparing accurate proposals, reports, and client-facing presentations
• Monitor timelines and flag potential risks early, ensuring smooth communication and problem-solving with stakeholders
• Spot inefficiencies in our sales processes, contribute to solutions, and help implement improvements that increase speed and accuracy
• Maintain accurate pricing and product data across internal platforms and customer portals
• Manage purchase orders, ensuring timely and compliant processing from entry to fulfillment
• Oversee chargebacks and deductions, resolving discrepancies in line with company policies
• Keep track of key sales operations metrics using internal trackers and tools
• Review deliverables to ensure they meet internal standards and client requirements
• Stay current with customer compliance requirements and update internal documentation (SOPs) accordingly
• Support the broader Sales Operations team with administrative and operational tasks as needed

What You Bring

• 2–4 years of experience in sales operations, client services, or a related administrative support role, ideally in a fast-paced or cross-functional environment
• Strong organizational skills with the ability to manage competing priorities, track details, and meet deadlines
• Excellent communication skills: clear, professional, and comfortable interacting with both internal teams and external clients
• A proactive mindset and a knack for identifying issues before they become problems
• High level of accuracy and attention to detail in everything from data entry to client-facing materials
• Experience working with sales systems and tools (e.g., NetSuite, Salesforce, Fusion, customer portals) is an asset
• Comfort working independently while staying closely connected to a collaborative team
• A flexible, roll-up-your-sleeves attitude: willing to pitch in wherever needed to keep things moving
• This role requires advanced English skills to communicate with international stakeholders.

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COORDONNATEUR(TRICE), OPÉRATIONS DES VENTES

Le(la) Coordonnateur(trice) des opérations des ventes est le pilier de notre équipe des ventes, veillant à ce que tout fonctionne parfaitement en coulisses. Tu soutiendras les directeurs(trices) et gestionnaires des ventes en gérant les comptes clés, en maintenant les relations avec les clients et en servant de point de contact central. Ce poste est axé sur la coordination des activités opérationnelles de vente, l’amélioration des processus et la fluidité des activités quotidiennes.

Relevant du(de la) gestionnaire des opérations des ventes, tu assureras également le suivi du flux de marchandises et veillerez à ce que les équipes internes soient informées et alignées. Si tu es organisé(e), axé(e) sur les détails, et que tu aimes optimiser les opérations, ce rôle est fait pour toi.

Tes responsabilités

• Être le point de contact principal pour les clients clés, en fournissant des mises à jour rapides, en répondant aux demandes et en assurant une excellente expérience client tout au long du processus de vente
• Collaborer avec les différents départements pour mener à bien les projets et répondre aux attentes des clients
• Soutenir les directeurs(trices) et gestionnaires des ventes en préparant des propositions, des rapports et des présentations destinées aux clients
• Suivre les échéanciers et signaler les risques potentiels tôt, en assurant une communication fluide et la résolution des problèmes avec les parties prenantes
• Repérer les inefficacités dans les processus de vente, contribuer aux solutions et aider à mettre en œuvre des améliorations pour accroître la rapidité et la précision
• Maintenir à jour les données de tarification et de produits sur les plateformes internes et les portails clients
• Gérer les bons de commande, en assurant un traitement conforme et dans les délais, de l’entrée à la livraison
• Gérer les rétrofacturations et déductions, en résolvant les écarts selon les politiques de l’entreprise
• Suivre les indicateurs clés liés aux opérations des ventes à l’aide d’outils et de suivis internes
• Examiner les livrables pour s’assurer qu’ils respectent les normes internes et les exigences des clients
• Rester à jour sur les exigences de conformité des clients et mettre à jour la documentation interne (SOP) en conséquence
• Soutenir l’équipe élargie des opérations des ventes avec des tâches administratives et opérationnelles, au besoin

Ton profil

• 2 à 4 ans d’expérience en opérations des ventes, service à la clientèle ou dans un rôle de soutien administratif connexe, idéalement dans un environnement dynamique ou interfonctionnel
• Excellentes compétences organisationnelles, capable de gérer plusieurs priorités, suivre les détails et respecter les délais
• Excellentes compétences en communication : claires, professionnelles et à l’aise tant avec les équipes internes qu’avec les clients
• Esprit proactif et aptitude à identifier les problèmes avant qu’ils ne surviennent
• Grande rigueur et souci du détail, autant dans la saisie de données que dans les documents destinés aux clients
• Expérience avec des systèmes et outils de vente (ex. : NetSuite, Salesforce, Fusion, portails clients) constitue un atout
• À l’aise de travailler de façon autonome tout en demeurant connecté(e) à une équipe collaborative
• Attitude flexible et pratique : prêt(e) à aider où c’est nécessaire pour faire avancer les choses
• Ce rôle nécessite une maîtrise avancée de l’anglais afin de communiquer avec des parties prenantes internationales